Liquidar tus gastos de entrega puede ser complicado, pero no tiene que serlo. Esta guía rápida te ofrece un paso a paso sencillo para agilizar el proceso. Aprenderás a recopilar la documentación necesaria, completar los formularios correctamente y evitar errores comunes. Desde recibos hasta reportes de kilometraje, te guiaremos para que tus liquidaciones sean eficientes y sin dolores de cabeza. ¡Empieza a ahorrar tiempo y esfuerzo con nuestra guía práctica!
Instrucciones Paso a Paso
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Aprobación y desembolso
- Aprobación de la solicitud y desembolso de fondos:
- Recepción del dinero en la cuenta bancaria:
Aprobación y desembolso -
Generar el informe de gastos
- Generar un informe de gastos:
Generar el informe de gastos -
Nombrar y configurar el informe
- 'Arequipa - Informe de Gastos'):
- Seleccionar 'Liquidación de entrega rendida' como tipo de informe:
- propósito de negocio, fecha de inicio y fin, monto solicitado:
Nombrar y configurar el informe -
Detallar gastos y comprobantes
- Agregar los gastos y comprobantes:
Detallar gastos y comprobantes -
Enviar el informe
- Enviar el informe:
Enviar el informe
Tips
- Liquidar los gastos dentro del plazo establecido para evitar descuentos en nómina y la necesidad de un reembolso.
- Si se requiere un reembolso posterior a un descuento en nómina, se necesita una aprobación de gerencia y se utiliza el tipo de informe 'Reembolso por descuento'.
Common Mistakes to Avoid
1. Gastos no justificados o con documentación insuficiente
Razón: Presentar gastos de entrega sin la documentación necesaria (facturas, comprobantes de pago, etc.) o con información incompleta (falta de datos del proveedor, fecha, descripción del servicio) puede llevar a la denegación de la liquidación.
Solución: Asegúrese de adjuntar toda la documentación requerida y completa para cada gasto.
2. Errores en el cálculo de los gastos
Razón: Errores matemáticos en la suma de los gastos o en la aplicación de las tasas o impuestos correspondientes pueden resultar en una liquidación incorrecta.
Solución: Revise cuidadosamente los cálculos y utilice una herramienta de cálculo para evitar errores matemáticos.
FAQs
¿Qué documentos necesito para liquidar mis gastos de entrega?
Necesitarás los recibos originales de todos los gastos (gasolina, peajes, estacionamiento, etc.), un reporte detallado de los kilómetros recorridos (con inicio y fin de recorrido), y el comprobante de entrega de la mercancía o servicio.
¿Cómo calculo el reembolso de los gastos de kilometraje?
La forma de calcular el reembolso de kilometraje varía según la empresa o institución. Generalmente, se utiliza una tarifa preestablecida por kilómetro recorrido o un método de cálculo que considera el costo de la gasolina, mantenimiento, y depreciación del vehículo. Consulta tu política interna.
¿Qué pasa si pierdo un recibo?
Si pierdes un recibo, intenta obtener una copia del proveedor. Si esto no es posible, documenta la situación con una declaración escrita explicando el gasto y adjuntando cualquier otra evidencia disponible (por ejemplo, un extracto bancario). La aceptación de esta evidencia dependerá de las políticas de tu empresa o institución.