Tired of cluttered Salesforce data? This comprehensive guide shows you how to efficiently eliminate duplicate records. Learn proven strategies, from utilizing Salesforce's built-in tools like Duplicate Rules and Matching Rules to leveraging advanced techniques for complex scenarios. Discover the best methods to maintain data integrity and boost your Salesforce efficiency, saving time and improving accuracy. Let's clean up your Salesforce data!
Methods: Método de Búsqueda y Combinación de Contactos Duplicados
Instrucciones Paso a Paso
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Identificación de Contactos Duplicados
- Utilizar la opción "Ver contactos duplicados" para identificar conjuntos de registros duplicados.
Identificación de Contactos Duplicados -
Acceso a la Herramienta de Combinación
- Acceder al gestor de aplicaciones de Salesforce y buscar la opción "Combinar contactos".
Acceso a la Herramienta de Combinación -
Selección de Registros para Combinar
- Seleccionar hasta tres registros para combinar.
Selección de Registros para Combinar -
Revisión y Selección de Datos
- Revisar y seleccionar los datos que se quieren mantener en el registro maestro.
Revisión y Selección de Datos -
Fusión de Registros y Confirmación
- Hacer clic en "Combinar contactos" para fusionar los registros seleccionados. Confirmar la acción irreversible.
Fusión de Registros y Confirmación
Tips
- Seleccionar los registros que se considere con mayor seguridad que son la misma persona.
- El sistema prioriza los valores completos sobre los vacíos. Se puede modificar manualmente la selección de datos.
- En caso de conflicto entre datos, el sistema selecciona por defecto el del registro maestro, pero se puede cambiar.
Methods: Generación de Informes para la Detección Eficiente de Duplicados
Instrucciones Paso a Paso
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Generación del Informe de Duplicados
- Crear un informe que muestre los registros duplicados.
Generación del Informe de Duplicados -
Revisión y Resolución de Duplicados
- Revisar el informe para identificar y resolver los conjuntos de registros duplicados.
Revisión y Resolución de Duplicados
Tips
- Esta opción permite una revisión más eficiente que la búsqueda individual de duplicados.
- Los conjuntos de registros duplicados resueltos pueden ser borrados o mantenidos en el sistema sin ocupar mucho espacio.
Errores Comunes a Evitar
1. No definir correctamente los criterios de duplicados
Razón: Utilizar criterios de búsqueda demasiado generales o demasiado específicos puede llevar a la eliminación de registros incorrectos o a dejar duplicados sin detectar.
Solución: Definir criterios de búsqueda precisos y exhaustivos, utilizando combinaciones de campos relevantes para identificar con exactitud los duplicados.
2. No realizar una revisión manual antes de la eliminación masiva
Razón: Eliminar duplicados automáticamente sin una previa verificación visual puede resultar en la pérdida de datos irrecuperables.
Solución: Siempre revisar una muestra representativa de los registros identificados como duplicados antes de proceder con la eliminación masiva.
3. Ignorar la gestión de datos relacionados
Razón: Eliminar un registro duplicado sin considerar sus relaciones con otros registros puede provocar inconsistencias e incoherencias en la base de datos.
Solución: Antes de eliminar, verificar y gestionar adecuadamente las relaciones entre el registro duplicado y otros registros relacionados para mantener la integridad de los datos.
FAQs
¿Cómo puedo identificar rápidamente los registros duplicados en Salesforce?
Salesforce ofrece herramientas integradas como la regla de prevención de duplicados y el informe de duplicados. Estas herramientas te permiten definir criterios de coincidencia y te muestran potenciales duplicados basándose en campos específicos. También puedes usar herramientas de terceros o Apex para una identificación más exhaustiva.
¿Qué sucede con los datos adjuntos a los registros que se fusionan o eliminan?
Al fusionar registros, generalmente puedes elegir qué datos adjuntos se conservan en el registro maestro. Si eliminas un registro, los datos adjuntos se eliminan también. Asegúrate de realizar una copia de seguridad de cualquier archivo importante antes de realizar cualquier acción que implique la eliminación de registros.
¿Es posible automatizar la eliminación de duplicados en Salesforce?
Sí, puedes automatizar la eliminación o fusión de duplicados mediante flujos de trabajo, Apex Triggers o aplicaciones de terceros. Estas soluciones automatizadas requieren una configuración cuidadosa para evitar la eliminación accidental de datos. Recomendamos empezar con una solución manual y luego automatizar el proceso una vez que se haya perfeccionado.